Comptabilisation

La comptabilisation est l’étape où un document devient une écriture comptable. Simon génère les écritures quand le document est suffisamment qualifié et rapproché ; les OD manuelles restent possibles pour les cas hors flux documentaire.

Quand une pièce est comptabilisable

Une pièce est comptabilisable quand les données extraites sont validées, le tiers est identifié, la qualification fiscale est posée et le mode de règlement est connu ou rapproché. Si un élément manque, le workflow conserve le document à l’étape précédente avec un blocage explicite.

Ce que vous validez

Vous validez l’écriture proposée :

journal ;
comptes ;
tiers ;
montants ;
TVA ;
libellé ;
rattachement à la pièce.

Vous pouvez l’approuver, la rejeter ou corriger les données amont avant de relancer la comptabilisation.

Le principe : comptabilité par annotation

Dans un logiciel comptable classique, un humain lit la facture, choisit les comptes, saisit les montants. Dans Simon, c’est l’annotation du document qui détermine l’écriture. Le flux est entièrement mécanique :

flowchart TD
    A["Annotation"] --> B["Contexte"]
    B --> C["Sélection de règle"]
    C --> D["Rendu du template"]
    D --> E["Écriture comptable"]

Chaque étape enrichit la précédente. Voyons-les une par une.

1. Le contexte : tout ce que Simon sait sur le document

Quand un document arrive à la comptabilisation, Simon construit un contexte en agrégeant tout ce qui a été collecté aux étapes précédentes :

Donnée	Source	Exemple
Montants HT, TVA, TTC	Annotation (ingestion)	1 000 €, 200 €, 1 200 €
Détail par taux de TVA	Annotation	800 € à 20%, 200 € à 5,5%
Catégorie comptable	Annotation	honoraires, fournitures de bureau, matériel informatique (immobilisation)
Tiers (fournisseur/client)	Annotation + base tiers	ACME Corp, SIREN 123456789
Taux de déductibilité	Qualification	100%, 50%, barème repas
TVA récupérable	Qualification	oui / non
Transaction bancaire liée	Rapprochement	Virement du 15/01, 1 200 €
Régime TVA	Configuration fiscale	Encaissements / Débits
Zone géographique	Adresse du tiers	France continentale, Corse, DOM, UE

Le contexte est le contrat entre l’annotation et le moteur de comptabilisation : si les données sont correctes en entrée, l’écriture sera correcte en sortie.

2. La sélection de règle : quel template pour ce document ?

Simon dispose d’une bibliothèque de templates (la structure d’une écriture) et de règles de mapping (les conditions qui spécialisent un template). La sélection fonctionne par spécificité :

Simon filtre les templates compatibles avec le type du document (facture fournisseur, facture client, transaction bancaire…)
Pour chaque template, il évalue les règles dont les conditions correspondent au contexte
Chaque condition matchée ajoute du poids : une correspondance sur la catégorie comptable vaut plus qu’une correspondance sur la nature du document
La règle avec le score le plus élevé l’emporte

Exemple : une facture fournisseur avec la catégorie honoraires matche la règle “Honoraires” (qui surcharge le compte de charge vers 6226) plutôt que la règle par défaut (qui utilise 6061).

3. Le rendu : du template à l’écriture

Un template décrit la structure de l’écriture : quelles lignes, quels comptes, quels montants, quelles conditions. La règle sélectionnée surcharge certains comptes (par exemple, le compte de charge passe de 6061 à 6226 pour des honoraires).

Prenons une facture fournisseur ACME Corp de 1 000 € HT + 200 € TVA :

Sens	Compte	Montant	Libellé
Débit	6226	1 000,00	Achat ACME Corp
Débit	44566	200,00	TVA déductible 20%
Crédit	401	1 200,00	Facture INV-001

Le compte 6226 (honoraires) vient de la règle de mapping. Le compte 44566 (TVA déductible) et 401 (fournisseurs) viennent du template. Les montants viennent du contexte.

4. Les transformations automatiques

Après le rendu de base, Simon applique des transformations selon le contexte :

TVA multi-taux

Une facture avec des lignes à 20% et 5,5% produit des lignes de charge et TVA séparées par taux. Chaque ligne porte un tag fiscal pour la ventilation CA3.

Prorata pro/perso

Si le document est qualifié à moins de 100% de déductibilité (ex: téléphone du dirigeant à 50%), Simon sépare automatiquement :

Sens	Compte	Montant	Libellé
Débit	626	50,00	Télécom (part pro 50%)
Débit	455	50,00	Télécom (part perso 50%)
Débit	44566	10,00	TVA déductible (part pro)
Crédit	401	110,00	Facture Orange

La part personnelle est imputée au compte courant d’associé (455). La TVA n’est récupérable que sur la part pro.

Autoliquidation intracommunautaire

Pour les factures de fournisseurs UE avec autoliquidation, Simon génère automatiquement une OD séparée (TVA déductible / TVA due intracommunautaire), rattachée à la facture source.

Conversion de devises

Facture en dollars ou en livres ? Les montants sont convertis au taux BCE du jour. Un taux embarqué prend le relais si l’API est indisponible.

Métadonnées fiscales

Chaque ligne d’écriture reçoit des tags invisibles mais essentiels pour les déclarations : taux de TVA, TVA sur encaissements, zone géographique, type d’opération TVA. Ce sont ces tags — pas les numéros de compte — qui alimentent la CA3 et la liasse fiscale.

Comptes racines, pas de plan personnalisé

C’est un choix de conception fort.

Un logiciel comptable traditionnel crée des sous-comptes personnalisés pour chaque fournisseur ou catégorie : 6061001 pour Amazon, 6061002 pour Staples. Le plan comptable enfle et devient spécifique à l’entreprise.

Simon prend l’approche inverse : le plan comptable reste strictement le PCG standard (~840 comptes). Aucun sous-compte n’est créé. La discrimination se fait par les métadonnées de chaque ligne d’écriture : tiers, catégorie comptable, taux de TVA, zone géographique.

Pourquoi ?

Le PCG suffit. Les comptes racines couvrent tous les cas. Les sous-comptes sont une convention d’organisation, pas une obligation légale.
L’intelligence est dans les métadonnées. Le FEC, la CA3, la liasse — toutes les déclarations se calculent à partir des métadonnées, pas des numéros de compte.
Le plan reste lisible. Pas de plan à 2 000 comptes dont la moitié sont des sous-comptes ad hoc.
Les analyses sont plus riches. Filtrer par tiers, par catégorie, par période — les métadonnées permettent des croisements que les sous-comptes ne permettent pas.

Sélection automatique du compte tiers

Le compte tiers est déterminé par le contexte, pas saisi manuellement :

Situation	Compte
Facture fournisseur	401
Facture fournisseur — immobilisation	404
Facture client	411
Payé par le dirigeant	455
Note de frais (en attente)	471

stateDiagram-v2
    [*] --> Proposée : Comptabilisation
    Proposée --> Approuvée : Approbation
    Proposée --> Rejetée : Rejet
    Approuvée --> Contrepassée : Annulation

Proposée — l’écriture est générée, en attente de validation
Approuvée — validée. Le lettrage automatique est tenté (facture ↔ règlement). Les documents enfants (OD liées) sont automatiquement promus et comptabilisés en cascade.
Rejetée — écartée
Contrepassée — une écriture inverse est créée. Préféré quand des déclarations fiscales ont déjà été déposées pour la période.

Actions post-comptabilisation

Certains documents déclenchent des actions supplémentaires :

Déclencheur	Résultat
Facture d’immobilisation	Actif créé + plan d’amortissement généré
Facture intracommunautaire avec autoliquidation	OD d’autoliquidation générée et rattachée
Écriture approuvée sur un compte tiers	Tentative de lettrage automatique (facture ↔ règlement)