Cycle de vie d'un document

Chaque document déposé dans Simon suit le même parcours, du dépôt à l’écriture comptable. Ce parcours n’est pas piloté à la main : c’est le système de workflow qui détecte l’état de chaque document, repère ce qui bloque et déclenche l’étape suivante dès qu’elle est possible.

Les étapes d’un document

Un document avance d’étape en étape. Chacune répond à deux questions : qu’est-ce qui est déjà fait, et qu’est-ce qu’il reste à faire pour avancer ?

flowchart LR
    I([Document généré]) --> J[Brouillon]
    J --> B
    A([Dépôt]) --> B[Déposé] --> C[Extrait] --> D[Validé] --> E[Qualifié] --> F[Rapproché] --> G[Comptabilisé] --> H([Terminé])

Étape	Ce qui est acquis	Ce qu’il reste à faire
Brouillon	Document généré en interne, non confirmé	Le valider ou le supprimer
Déposé	Le fichier est déposé dans l’inbox	Annoter (extraire les données)
Extrait	Les données sont extraites (montants, dates, tiers…)	Contrôler cohérence et règles métier
Validé	Montants, dates et structure sont cohérents	Qualifier (déductibilité, TVA)
Qualifié	Taux de déduction et TVA déterminés	Rapprocher avec la banque
Rapproché	Le document est lié à une transaction	Comptabiliser
Comptabilisé	L’écriture est enregistrée	Contrôle final, puis clôture
Terminé	Le document a terminé son parcours	Rien, sauf correction ultérieure

Note

Les pages orientées utilisateur résument souvent l’extraction et la validation sous le seul mot « validation ».

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Les blocages

À chaque transition, un blocage peut retenir le document. Simon en distingue deux natures, selon que la donnée est inexploitable ou simplement à confirmer.

Un blocage dur interdit la progression tant qu’il n’est pas levé — la donnée est invalide en l’état :

• date hors de la période ouverte ;
• TTC incohérent avec HT + TVA ;
• tiers introuvable et non identifiable ;
• écriture déséquilibrée.

Attention

Tant qu’un blocage dur n’est pas résolu — depuis l’agent ou l’interface — le document ne bouge pas.

Un blocage souple est un avertissement : le document peut avancer si vous confirmez en connaissance de cause.

• doublon probable ;
• orientation à préciser (facture fournisseur ou client ?) ;
• paiement partiel, justificatif interne, montant inhabituel.

Astuce

Passer outre un blocage souple est un choix explicite, et il est enregistré pour la traçabilité.

Note

Les fichiers strictement identiques (même empreinte numérique) ne créent pas de blocage : ils sont refusés dès le dépôt, avant d’entrer dans le workflow. Le blocage souple de doublon, lui, ne concerne que les pièces seulement probablement en double.

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Pourquoi le workflow est automatique

Il n’existe pas de bouton « passer à l’étape suivante ». Dès qu’une action modifie des données, le workflow rejoue le même cycle : il détecte les entités touchées (documents, périodes), réévalue leurs blocages, met à jour les stages, et reconstruit la checklist de la période.

Note

Qualifier un document le fait passer de l’état validé à qualifié de lui-même, dès que les critères sont réunis. Aucune manipulation n’est nécessaire pour avancer d’une étape à l’autre quand la donnée suffit.

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La checklist de période

Au niveau d’une période comptable — un mois, un exercice — le workflow agrège l’état de tous les documents en une checklist : combien de pièces attendent d’être annotées, combien restent à qualifier, combien de transactions ne sont pas rapprochées, quels blocages subsistent.

Astuce

C’est le point d’entrée de l’agent. Avant tout diagnostic, il consulte cette checklist — c’est la réponse naturelle à la question « qu’est-ce qu’il me reste à faire ? ».

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En résumé

Pour un document courant, le parcours typique tient en six temps :

1. Dépôt — vous glissez un PDF ou demandez à l’agent de traiter un fichier.
2. Extraction et validation — un sous-agent lit, segmente et extrait les données ; Simon en vérifie la cohérence.
3. Qualification — l’agent propose un taux de déductibilité, ou applique un pattern connu.
4. Rapprochement — le document est relié à une transaction bancaire.
5. Comptabilisation — l’écriture est générée, puis soumise à votre validation.
6. Lettrage — les lignes sont associées entre elles (facture ↔ règlement).

Chaque étape est détaillée dans les pages suivantes de cette section.