Comment Simon fonctionne
Travailler avec Simon, c’est surtout lui déléguer : vous lui dites ce dont vous avez besoin, il fait le travail comptable, et vous validez. Cette page pose le modèle mental qui relie le tout — ce que fait l’agent, comment une pièce progresse, pourquoi certains cas s’arrêtent, et comment vos décisions sont mémorisées.
Le chat pour déléguer, l’écran pour vérifier
Vous pilotez Simon avant tout par la conversation : vous demandez à l’agent de diagnostiquer ou d’exécuter une tâche, et il s’en charge. L’interface graphique vient en appui — vues, formulaires, écrans de résolution — pour consulter et corriger ce qu’il a préparé. Comme les deux s’appuient sur les mêmes données, une action lancée au chat se retrouve à l’écran, et inversement :
- créer un tiers depuis la vue Tiers, ou demander « crée le fournisseur ACME » ;
- débloquer une qualification depuis un formulaire, ou via une proposition de l’agent ;
- préparer une déclaration depuis le workflow, ou en demandant « prépare ma TVA ».
À vous de choisir ce qui est le plus pratique sur le moment.
Le parcours d’une pièce
Une pièce suit toujours le même chemin. Les détails techniques existent (voir le cycle de vie d’un document), mais pour travailler, l’essentiel est de savoir où se trouve une pièce et ce qui lui manque pour avancer.
flowchart LR A["Import"] --> B["Qualification"] B --> C["Rapprochement"] C --> D["Comptabilisation"] D --> E["Lettrage"]À l’import, vous ajoutez une pièce ou un relevé ; Simon lit le document, identifie son type et en extrait les informations utiles. Vient la qualification, où il applique les règles fiscales et vos habitudes pour fixer la catégorie, la part professionnelle, la TVA récupérable et le mode de déduction. La pièce est ensuite rapprochée d’une transaction bancaire ou d’un autre mode de règlement, puis comptabilisée : l’écriture est générée à partir de la pièce qualifiée et rapprochée. Le lettrage, enfin, associe les lignes ouvertes pour suivre les factures réglées et les soldes restants.
Ce parcours s’enchaîne automatiquement dès que les prérequis d’une étape sont réunis. S’il manque une décision, Simon s’arrête au bon endroit et explique pourquoi plutôt que de deviner.
Le workflow : la checklist vivante
Le workflow est le fil conducteur de Simon. Après chaque action, il réévalue les documents, transactions, périodes et obligations concernés, et recompose un plan de travail : ce qui est prêt, ce qu’il faut surveiller, ce qui bloque.
Son intérêt est de ne jamais traiter une action en vase clos : une qualification peut débloquer un rapprochement, un rapprochement une comptabilisation, et une comptabilisation peut rendre une période déclarative prête. C’est aussi le premier réflexe de l’agent — il consulte le workflow avant de répondre à la question « qu’est-ce qu’il me reste à faire ? ».
Pourquoi Simon s’arrête parfois
Tous les blocages ne se valent pas. Simon distingue ce qui empêche réellement d’avancer de ce qui mérite seulement une confirmation.
Un blocage dur interdit la suite tant que la donnée n’est pas corrigée : montants incohérents, compte bancaire actif sans IBAN, pièce en devise sans taux de conversion, période verrouillée. La donnée est tout simplement inexploitable en l’état.
Un blocage souple est un avertissement : l’action peut avancer si vous confirmez en connaissance de cause. C’est le cas d’un doublon probable, d’une TVA non récupérable ou en déduction partielle, d’un montant inhabituel pour un fournisseur, ou d’un justificatif incomplet. Le passage outre est tracé.
Dans les deux cas, l’agent doit expliquer ce qui est à décider et pourquoi. Quand la décision est structurée, l’interface peut afficher un formulaire dédié plutôt qu’une réponse en texte libre.
L’apprentissage
Simon mémorise les décisions qui se répètent sous forme de patterns : pour un fournisseur donné, une catégorie, une part professionnelle, un traitement TVA, un type de dépense.
La première fois qu’un cas se présente, il demande souvent confirmation. Les fois suivantes, il peut proposer le même traitement automatiquement — et chaque qualification garde sa source : règle fiscale, pattern appris, ou décision manuelle. Cet apprentissage ne remplace pas le contrôle : il fait taire les questions répétitives et rend vos choix passés visibles.
Quelques demandes typiques
« Prépare ma déclaration de TVA du dernier trimestre, vérifie d’abord les prérequis. »
Simon commence par consulter le workflow de la période. S’il manque des pièces, des rapprochements ou des écritures, il vous le dit avant d’aller plus loin. Une fois les prérequis réunis, il prépare la déclaration, présente les montants et attend votre validation pour la marquer prête. Il prépare — il ne télétransmet pas.
« Fais-moi une projection de trésorerie sur six mois avec une rémunération de 3 500 € par mois. »
Simon lit le solde bancaire, les factures clients à encaisser, les dettes fournisseurs, les échéances fiscales et les engagements connus, puis projette la trésorerie et signale les mois à risque. Ce n’est pas une paie automatique, mais une aide à la décision fondée sur les données disponibles.
« Cette dépense télécom est à usage mixte, comment la traiter ? »
Simon charge le contexte de qualification, retrouve les règles applicables et explique le traitement proposé : part professionnelle, TVA récupérable, justification. Si la question dépasse les règles locales, il peut consulter la base documentaire dédiée aux sources fiscales et comptables.
« Crée une vue qui liste les tiers avec leur rôle client ou fournisseur. »
Simon inspecte les données nécessaires, compose une vue MDX et l’enregistre dans votre espace de travail, où elle devient consultable comme n’importe quel écran.
« J’ai un FEC à importer pour ma reprise comptable. »
Simon déclare l’import, analyse le fichier, mappe les journaux, comptes et tiers, lance l’import puis vérifie la cohérence. Si des pièces ou des immobilisations sont incluses, il les rattache au passage.