Gestion des tiers
Un tiers, c’est toute personne — morale ou physique — avec qui l’entreprise a une relation financière : un fournisseur qui envoie des factures, un client qui les reçoit, un organisme social ou fiscal. Simon gère leur cycle de vie de bout en bout, de l’identification automatique à l’import d’une pièce jusqu’à la liaison comptable.
La plupart du temps, vous n’avez rien à faire : le tiers est reconnu et enregistré tout seul à l’ingestion d’un document. Vous n’intervenez que dans trois cas : quand Simon ne parvient pas à identifier une contrepartie, quand plusieurs candidats sont possibles, ou quand vous voulez créer un client ou un fournisseur en amont. Vous vous prononcez alors sur le rôle du tiers, l’identité retenue, les numéros SIREN et TVA, l’adresse, et le rattachement aux documents.
Rôle et compte comptable
Le rôle d’un tiers détermine le compte auxiliaire utilisé dans ses écritures. Mais le compte n’est pas figé par le rôle seul : il dépend aussi du contexte du règlement, et Simon le choisit automatiquement à la comptabilisation.
| Situation | Compte |
|---|---|
| Facture fournisseur classique | 401 |
| Facture fournisseur payée par le dirigeant | 455 |
| Facture client classique | 411 |
| Facture client encaissée par le dirigeant | 455 |
| Note de frais | 471 (compte d’attente) |
Un tiers « les deux » bascule sur 401 ou 411 selon le sens du document.
L’identification automatique
À l’ingestion, Simon extrait la contrepartie selon la nature du document : l’émetteur pour une facture fournisseur, le destinataire pour une facture client. Les frais, relevés et OD n’en portent pas. Il enchaîne ensuite une cascade de vérifications pour retrouver — ou créer — le bon tiers :
- Par SIREN, si l’annotation le fournit ;
- par nom sinon, insensible à la casse ;
- vérification externe auprès des registres officiels (INSEE pour la France, VIES pour la TVA intracommunautaire européenne) ;
- création ou mise à jour si rien ne correspond.
Quand l’identité est ambiguë
La recherche par nom peut renvoyer plusieurs entreprises. Simon tranche selon le nombre de résultats : un seul candidat est enregistré directement ; plusieurs déclenchent un blocage souple, à vous de choisir ; aucun résultat conduit à créer le tiers avec ce qu’on a. Le même blocage survient quand un candidat unique est trouvé mais que son adresse ne concorde pas — Simon compare code postal, ville et lignes d’adresse avec une tolérance multi-critères.
Créer ou modifier un tiers à la main
L’agent — ou vous, depuis l’interface — peut gérer un tiers directement. Seuls le nom et le rôle sont obligatoires ; le SIREN, le numéro de TVA, le pays (FR par défaut), l’email, le téléphone et l’adresse sont facultatifs.
Avant toute création, Simon cherche un doublon : correspondance exacte de SIREN (numéro normalisé + pays), puis correspondance de nom (insensible à la casse + pays). S’il trouve un tiers existant, il le réutilise plutôt que d’en créer un second.
Les deux blocages à connaître
Le premier, souple, signale que Simon hésite entre plusieurs tiers ou qu’une adresse ne concorde pas — vous sélectionnez le bon parmi les candidats. Le second, dur, indique qu’aucun tiers n’a pu être identifié pour une facture : comme les comptes 401 et 411 en exigent un, la pièce ne peut pas avancer tant que le tiers n’est pas créé et rattaché.