Importer sa comptabilité (FEC)
Le FEC est le fichier réglementaire qui contient les écritures comptables d’un exercice. Dans Simon, il sert surtout à reprendre une comptabilité existante : quitter un ancien logiciel, récupérer le travail d’un cabinet, ou continuer un exercice commencé ailleurs.
L’objectif n’est pas de recopier des lignes. Simon contrôle le fichier, reprend les écritures utiles, conserve les dettes et créances encore ouvertes, et prépare la suite du dossier dans l’application — pour que la comptabilité reprise se comporte ensuite comme une comptabilité née dans Simon.
Quand l’utiliser
L’import FEC est fait pour vous si vous migrez depuis un autre logiciel, si votre expert-comptable vous transmet le FEC du dernier exercice, si vous démarrez en cours d’année avec des écritures déjà passées, ou si vous recevez un FEC plus récent pour compléter un historique déjà importé.
À l’inverse, une société qui démarre de zéro n’en a généralement pas besoin : créez le dossier et lancez-vous directement dans la saisie, l’import bancaire et le traitement des pièces.
Préparer le fichier
Demandez un FEC complet et définitif pour la période à reprendre. Il peut être fourni seul ou dans une archive ZIP qui contient aussi les pièces justificatives. Avant de lancer l’import, assurez-vous surtout que le fichier correspond bien à la société du dossier, que la période couverte est celle que vous voulez reprendre, que l’exercice est clos si vous ne visez que les soldes d’ouverture, et que les pièces sont présentes si vous comptez les rattacher.
Simon lit les formats FEC usuels et rattrape les variantes courantes d’encodage ou de séparateur. Si la structure n’est pas conforme, l’import s’arrête : la correction se fait alors à la source, dans le logiciel d’origine.
Choisir le bon mode de reprise
Simon traite le FEC de trois façons, selon ce que vous voulez en faire :
| Situation | Mode | Effet |
|---|---|---|
| Migration avec conservation de l’historique | Reprise détaillée | Reprend journaux, comptes, écritures, tiers, dettes et créances ouvertes. |
| Exercice précédent clos, seul le solde compte | Balances d’ouverture | Calcule les soldes en fin de FEC et démarre le dossier au lendemain, avec des à-nouveaux. |
| Compléter un import déjà effectué | Mise à jour | Ajoute les écritures absentes et signale les incohérences, sans réécrire l’historique importé. |
Ce que Simon reprend
Selon le contenu du fichier, la reprise peut couvrir le plan comptable et les journaux utilisés, les écritures (ventes, achats, banque, OD, à-nouveaux), les tiers identifiés dans les comptes auxiliaires, les dettes fournisseurs et créances clients non soldées, les mouvements des journaux de banque, les immobilisations repérables dans les comptes d’actif et d’amortissement, et les pièces justificatives fournies avec le FEC.
Ce qui est ambigu n’est jamais tranché en silence. Simon vous demande confirmation au cas par cas : un compte auxiliaire mal identifié, un journal inhabituel, une banque sans IBAN, ou une immobilisation dont la durée reste à valider.
Le déroulé
- Déposez le FEC, ou l’archive ZIP qui contient le FEC et les pièces.
- Simon lit le fichier et contrôle la cohérence des écritures.
- Vous validez les correspondances importantes : journaux, comptes, tiers, banques.
- Simon importe les écritures selon le mode de reprise choisi.
- Les pièces sont rattachées aux écritures quand la correspondance est fiable.
- Vous contrôlez le résultat avant de poursuivre.
Les vérifications portent notamment sur l’équilibre débit/crédit, les doublons suspects, la période couverte, les comptes inconnus, les pièces non retrouvées et les points métier qui demandent une décision.
Les pièces justificatives
Quand les pièces accompagnent le FEC dans le même ZIP, Simon tente de les rattacher aux écritures à partir des références, montants, dates et informations lisibles dans les fichiers. Une pièce reconnue sans certitude suffisante reste à traiter — elle n’est pas perdue : vous la rattacherez plus tard ou la classerez comme document interne.
Les dettes et créances ouvertes
Un FEC contient souvent des factures fournisseurs ou clients non soldées au moment de l’export. Simon les conserve comme éléments ouverts, pour que les paiements ultérieurs puissent être rapprochés normalement. C’est un point essentiel de la reprise : il évite de prendre pour neuves des factures qui existaient déjà avant l’arrivée dans Simon.
Les immobilisations
Lorsque le FEC contient des comptes d’immobilisations et d’amortissements, Simon peut proposer des immobilisations à créer. Relisez chaque proposition — désignation, date d’acquisition, montant, amortissement déjà pratiqué, durée restante. Si vous disposez d’un état des immobilisations séparé, importez-le aussi : il donne une base plus fiable que les seules écritures comptables.
Après l’import
Avant de reprendre le travail courant, contrôlez au minimum la période importée, la balance générale, les comptes fournisseurs et clients encore ouverts, les comptes bancaires, les immobilisations et les pièces restées sans rattachement. Ces vérifications faites, vous pouvez enchaîner sur les imports bancaires, les pièces courantes et les déclarations.